En el ámbito laboral es habitual que surjan dudas sobre qué obligaciones resultan exigibles en cada momento y cuáles dependen realmente del tamaño de la empresa. A medida que la plantilla crece, se añaden exigencias en materias como jornada, prevención de riesgos, igualdad, representación legal o protocolos internos, y no siempre es sencillo identificar cuándo pasa a ser obligatorio cada paso. 

Con esta publicación queremos ofrecer un repaso breve y ordenado de las principales obligaciones que pueden verse afectadas por el número de personas trabajadoras. La idea es ayudar a empresarios, gerentes y responsables de administración o recursos humanos a tener una visión más clara de qué debe revisarse en cada tramo. 

Muchas obligaciones existen ya desde la primera contratación y, además, el convenio colectivo aplicable puede añadir exigencias específicas sobre jornada, clasificación profesional, salarios, permisos, teletrabajo, crédito horario o procedimientos internos. Por tanto, el tamaño de la plantilla es una referencia importante, pero no la única. 

Qué obligaciones tiene una empresa desde el primer trabajador 

Desde la primera contratación nace un bloque de obligaciones básicas que toda empresa debería tener bien resuelto. Entre ellas, cabe destacar: 

Formalizar correctamente el contrato de trabajo y comunicarlo al SEPE cuando proceda. 

Tramitar el alta en Seguridad Social antes del inicio de la prestación de servicios. 

Cotizar correctamente y abonar el salario con su correspondiente nómina. 

Aplicar el convenio colectivo que corresponda. 

Implantar el registro diario de jornada y conservarlo. 

Elaborar y exponer el calendario laboral. 

Organizar la prevención de riesgos laborales. 

Disponer del registro retributivo. 

Adoptar medidas frente al acoso sexual y por razón de sexo. 

Cumplir con la normativa de protección de datos en el ámbito laboral. 

Establecer una política interna de desconexión digital. 

Qué conviene revisar 

En este primer tramo conviene revisar que el contrato responda realmente a la modalidad de prestación de servicios existente en la empresa. El alta en Seguridad Social debe tramitarse antes del inicio de la actividad y la nómina debe reflejar correctamente tanto los conceptos salariales como el convenio aplicable. 

En materia de jornada, debe tratarse de un registro útil, completo y bien conservado. Además, si existen contratos a tiempo parcial, la empresa debe prestar especial atención a su registro específico. 

También desde el primer trabajador debe estar bien resuelta la parte preventiva. Esto exige, al menos, evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información a la persona trabajadora y vigilancia de la salud en los supuestos en que proceda. 

A ello se suman otras obligaciones que muchas veces quedan en segundo plano, como el registro retributivo, las medidas frente al acoso sexual y por razón de sexo, la política de desconexión digital y la correcta información sobre protección de datos en el ámbito laboral. 

Qué cambia a partir de 6 trabajadores 

A partir de este umbral puede elegirse delegado de personal si la plantilla lo decide por mayoría. 

No es una obligación automática para la empresa, pero sí marca el inicio de una posible representación legal de los trabajadores.  

Qué conviene revisar 

Si la plantilla promueve la elección de delegado de personal, la empresa tendrá que canalizar correctamente determinadas materias de información y consulta. 

Qué cambia a partir de 10 trabajadores 

A partir de 10 trabajadores sí aparecen dos cuestiones jurídicas concretas que conviene tener presentes. 

La primera es la representación legal de los trabajadores. En este tramo, y hasta 49 trabajadores, la representación corresponde a delegados de personal, siempre que se promueva el correspondiente proceso electoral. 

La segunda afecta a la organización preventiva. Al alcanzar este umbral, la empresa ya no puede apoyarse sin más en esquemas propios de una microempresa. La asunción personal de la actividad preventiva por el empresario solo puede mantenerse en los supuestos legalmente permitidos, especialmente cuando exista un único centro de trabajo, no se desarrollen actividades incluidas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención y no se superen los límites previstos. 

Qué conviene revisar 

En este punto conviene comprobar, en primer lugar, si puede surgir o ya existe representación legal de los trabajadores y si la empresa está en condiciones de atender correctamente las obligaciones asociadas a esa interlocución. 

Además, debe revisarse si la modalidad preventiva utilizada sigue siendo válida o si resulta necesario organizar la prevención por otra vía. 

Qué cambia a partir de 25 trabajadores 

A partir de 25 trabajadores, y salvo que el convenio colectivo disponga otra cosa, deja de aplicarse el límite supletorio más amplio del periodo de prueba para trabajadores que no sean técnicos titulados. 

En la práctica, esto significa que en empresas de menos de 25 trabajadores ese periodo de prueba puede alcanzar hasta tres meses, mientras que a partir de 25 trabajadores el límite supletorio pasa a ser de dos meses. 

Qué conviene revisar 

Basta con comprobar si los modelos de contrato utilizados por la empresa recogen correctamente la duración del periodo de prueba y si esa duración se ajusta al convenio colectivo aplicable o, en su defecto, al límite legal correspondiente. 

Qué cambia a partir de 50 trabajadores 

Este es el umbral más importante para una PYME en crecimiento. A partir de aquí se concentran varias obligaciones de gran impacto organizativo y sancionador. 

Plan de igualdad 

La empresa debe contar con un plan de igualdad negociado, aprobado e inscrito. No basta con redactar un documento. Hace falta seguir un procedimiento formal, con diagnóstico, medidas concretas, seguimiento y evaluación. 

Auditoría retributiva 

El plan de igualdad lleva asociada una auditoría retributiva. Además, la empresa sigue obligada a disponer del registro retributivo, pero ya dentro de una lógica más exigente de análisis salarial. 

Medidas LGTBI 

También deben implantarse medidas planificadas para garantizar la igualdad y la no discriminación de las personas LGTBI, con su correspondiente desarrollo interno. 

Canal de denuncias 

La empresa debe disponer de un sistema interno de información o canal de denuncias, con garantías de confidencialidad, protección del informante y procedimiento definido. 

Representación legal y prevención 

Desde 50 trabajadores el órgano de representación pasa a ser el comité de empresa. Además, debe constituirse el comité de seguridad y salud, con la correspondiente participación preventiva. 

Cuota de reserva para personas con discapacidad 

La empresa debe reservar al menos un 2 % de su plantilla para personas con un grado de discapacidad igual o superior al 33%. En caso de acreditar imposibilidad técnica u organizativa, la empresa puede solicitar formalmente una Declaración de Excepcionalidad ante el Servicio Público de Empleo competente, cuya concesión tiene una vigencia de tres años. 

Qué conviene revisar 

Si la empresa acaba de alcanzar este umbral, lo más útil es fijar un orden claro. Normalmente conviene empezar por el plan de igualdad y su auditoría retributiva, porque exigen negociación y más tiempo de preparación. Después deberían revisarse las medidas LGTBI, el canal de denuncias y la cuota de reserva para personas con discapacidad. 

Si la empresa ya supera desde hace tiempo los 50 trabajadores, la revisión debería centrarse en comprobar si estas obligaciones están realmente implantadas, actualizadas y con el soporte documental necesario. 

Qué cambia a partir de 100 trabajadores 

En este tramo no aparecen obligaciones completamente nuevas, pero sí cambia de forma relevante la estructura de representación. El comité de empresa pasa a tener un mínimo de 9 miembros, el número de delegados de prevención asciende a 3 y el Comité de Seguridad y Salud pasa a estar constituido por 6 miembros. 

Qué conviene revisar 

Conviene comprobar si la empresa tiene bien organizada la remisión de documentación, la convocatoria de reuniones y la relación ordinaria con la representación legal y preventiva. 

Qué cambia a partir de 250 trabajadores 

En este tramo aparece una obligación especialmente relevante en materia preventiva, pero solo para determinadas actividades. Las empresas de entre 250 y 500 trabajadores que desarrollen actividades incluidas en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención deben constituir un servicio de prevención propio. 

Además, a partir de este tamaño también puede ganar relevancia la figura de los delegados sindicales cuando existan secciones sindicales con presencia en el comité de empresa, lo que añade un nivel más de interlocución interna. 

Qué conviene revisar 

Más que una simple comprobación formal, aquí interesa analizar si la estructura preventiva de la empresa sigue siendo compatible con su tamaño y con el nivel de riesgo de la actividad. Si ya resulta exigible un servicio de prevención propio, no basta con mantener un esquema externalizado pensado para una fase anterior. 

También merece la pena comprobar si la posible existencia de delegados sindicales está siendo tenida en cuenta en la práctica, especialmente en lo relativo a crédito horario, garantías y cauces de interlocución con la empresa. 

Qué cambia a partir de 500 trabajadores 

Con más de 500 personas trabajadoras, el servicio de prevención propio es obligatorio en todo caso. 

La empresa debe estructurar un departamento preventivo interno dotado de instalaciones, medios materiales, equipos técnicos y personal técnico de nivel superior. Además, tiene el deber de elaborar anualmente una memoria y una programación detallada de la actividad preventiva desarrollada. 

Qué sanciones pueden aplicarse por estos incumplimientos 

Sin entrar en demasiado detalle, sí conviene situar los principales umbrales sancionadores en las materias que se han mencionado a lo largo del artículo. 

Obligaciones laborales generales: de 70 a 750 euros en las infracciones leves, de 751 a 7.500 euros en las graves y de 7.501 a 225.018 euros en las muy graves. En este bloque pueden entrar, según el caso, incumplimientos relacionados con contratación, registro de jornada, registro de tiempo parcial, documentación laboral, discriminación o acoso. 

Prevención de riesgos laborales: de 45 a 2.450 euros en las leves, de 2.451 a 49.180 euros en las graves y de 49.181 a 983.736 euros en las muy graves.  

Canal de denuncias: hasta 100.000 euros en las infracciones leves, de 100.001 a 600.000 euros en las graves y de 600.001 a 1.000.000 de euros en las muy graves. 

Protección de datos: hasta 10 millones de euros o el 2 % del volumen de negocio anual global en determinados incumplimientos, y hasta 20 millones de euros o el 4 % en los más graves. 

Además de la sanción económica, algunos incumplimientos pueden tener efectos añadidos, como pérdida de bonificaciones, dificultades para acceder a ayudas públicas o problemas para contratar con el sector público. 

En la práctica, muchas de estas obligaciones no generan problemas porque sean especialmente complejas, sino porque no se revisan a tiempo. Tener identificados los umbrales de plantilla y lo que cambia en cada uno de ellos permite ordenar mejor la gestión laboral de la empresa y evitar que determinadas exigencias se aborden solo cuando ya existe una inspección, una incidencia o un conflicto interno. 

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