En el complejo entorno empresarial actual, comprender las obligaciones contables y legales es crucial para cualquier empresario en España. Desde la llevanza de libros contables hasta la auditoría obligatoria, cada aspecto tiene su importancia y sus requisitos específicos. Este artículo ofrece una guía en formato de preguntas y respuestas que clarifica estos requisitos y ayuda a los empresarios al cumplimiento de la normativa vigente.

¿Qué libros contables son obligatorios para todos los empresarios?

Todo empresario, ya sea autónomo o una sociedad, debe mantener una contabilidad ordenada. Los libros obligatorios generalmente incluyen el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario. El Libro de Inventario y Cuentas Anuales debe abrirse con el balance inicial de la empresa y actualizarse trimestralmente. Por otro lado, el Libro Diario debe registrar todas las operaciones relativas a la contabilidad de la empresa. Es crucial que estos libros se mantengan al día para reflejar fielmente la situación financiera de la empresa.

En el caso de los empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF, no están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones. Tampoco están sujetos a la obligación de llevar libros de contabilidad los profesionales liberales.

¿Cuáles son los requisitos para la legalización de libros contables?

Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas. Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Este proceso asegura que los registros contables sean oficiales y verificables.

¿Qué implica la formulación y depósito de las cuentas anuales?

Los administradores de la sociedad disponen de un plazo de tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales y, además, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.

Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría. Este depósito no solo cumple con la normativa, sino que también ofrece transparencia financiera hacia los socios y terceros interesados.

El incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil implica la imposibilidad de inscribir ningún documento (salvo excepciones contadas) y la posible imposición de sanciones, tal y como te contábamos en este artículo.

¿Cuándo es obligatoria la auditoría de las cuentas anuales?

La auditoría de las cuentas anuales es obligatoria para las empresas que superen dos de los tres siguientes criterios durante dos ejercicios consecutivos:

▪Que el importe total de las partidas de activo supere los 2.850.000 euros.

▪Que el importe neto de la cifra de negocios supere los 5.700.000 euros.

▪Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a 50.

Además, empresas que reciban subvenciones significativas o que realicen contratos mayores con el sector público también deben someter sus cuentas a auditoría. En este artículo te explicamos los diferentes casos en los que una empresa tiene la obligación de auditar sus cuentas anuales y qué requisitos debe cumplir.

¿Existen libros adicionales que ciertas empresas deben mantener?

Sí, dependiendo de la forma jurídica y la actividad de la empresa, pueden ser necesarios libros adicionales. Por ejemplo, las sociedades anónimas deben mantener un Libro Registro de Acciones Nominativas y las sociedades de responsabilidad limitada un Libro Registro de Socios.

Otro de los libros mercantiles de llevanza obligatoria es el Libro de Actas en el que han de constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales de la sociedad, tanto ordinarias como extraordinarias, así como los acuerdos tomados por los demás órganos colegiados de la misma (consejo de administración, etc.). La sociedad puede llevar un Libro de Actas para cada uno de estos órganos.

También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios. Además, su llevanza debe ser obligatoriamente por medios electrónicos.

¿Durante cuanto tiempo debe conservarse los libros contables y documentación justificativa?

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, deben conservarse durante un plazo de seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

En caso de cese en la actividad, el empresario tiene igualmente obligación de conservar los libros y demás documentación de la empresa por plazo de seis años. Si el empresario hubiese fallecido, esta obligación recaerá sobre sus herederos.

En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir con el deber de conservar la documentación.

Contáctanos. Como asesores contables, te podemos guiar a través de estos requisitos legales y asegurar el cumplimiento efectivo de la normativa vigente.

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