El registro laboral es una obligación fundamental para las empresas y autónomos con trabajadores por cuenta ajena en España. A continuación, respondemos las preguntas más frecuentes basándonos en la normativa vigente y en la guía sobre el registro de jornada publicada por el Ministerio de Trabajo en 2024, teniendo en cuenta que podrían surgir modificaciones a partir de los cambios legislativos en trámite relacionados con la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, el registro de jornada y el derecho a la desconexión. 

¿Qué es el registro de jornada y por qué es obligatorio? 

El registro de jornada es un sistema que permite documentar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador. Su obligatoriedad deriva del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019. 

El registro no solo protege a los empleados, sino también a los empleadores, al crear un marco transparente y trazable en relación con las horas de trabajo efectivas. Además, fomenta la seguridad jurídica al evitar posibles conflictos derivados de discrepancias horarias. 

¿Quiénes deben cumplir con esta obligación? 

El registro horario es obligatorio para todas las empresas y autónomos con trabajadores por cuenta ajena, independientemente del sector o el tamaño de la organización.  

Se excluyen relaciones laborales de carácter especial, como personal de alta dirección, y situaciones no reguladas por el Estatuto de los Trabajadores, como autónomos o socios de cooperativas. 

En el caso de trabajadores cedidos por Empresas de Trabajo Temporal (ETT), la obligación de registrar la jornada recae en la empresa usuaria. Para trabajadores subcontratados, es la empresa contratista quien debe garantizar el cumplimiento de esta obligación. 

¿Cómo debe realizarse el registro de jornada? 

La normativa actual no especifica un sistema obligatorio, permitiendo a las empresas optar entre métodos manuales (hojas de registro firmadas) o digitales. No obstante, es previsible que esta situación evolucione, conforme al borrador del anteproyecto de ley ya mencionado, hacia la obligatoriedad de utilizar exclusivamente medios digitales. 

El sistema elegido debe garantizar la fiabilidad, invariabilidad y trazabilidad del registro. Además, debe negociarse con los representantes de los trabajadores, si los hubiera, o establecerse mediante decisión empresarial consultada. 

Es importante señalar que en noviembre de 2023 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) aclaró que está prohibido fichar con huella dactilar y que las empresas deben emplear otras formas a su disposición para cumplir con la normativa de registro de tiempo en el trabajo. 

¿Qué información debe incluir el registro? 

El registro debe documentar al menos: 

• Hora exacta de inicio y finalización de la jornada. 

• Pausas y tiempos no considerados como trabajo efectivo (opcional, pero recomendable). 

• Datos adicionales que puedan ser requeridos por convenios colectivos o acuerdos de empresa. 

Para los trabajadores a tiempo parcial, además, se requiere un resumen mensual de todas las horas realizadas, que debe entregarse junto con la nómina. 

En el caso de horas extraordinarias, el registro debe especificar claramente el número de horas adicionales realizadas y su compensación, ya sea económica o en forma de descansos. 

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros? 

Los registros deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años y permanecer accesibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Esto implica que los registros deben estar disponibles en el centro de trabajo o ser accesibles de manera inmediata desde él, asegurando su consulta rápida en caso de una inspección. 

¿Cuáles son las consecuencias de no cumplir con esta obligación? 

El incumplimiento se considera una infracción grave y puede acarrear sanciones económicas que oscilan entre 751 € y 7.500 €, según la gravedad de la falta. Además: 

• En caso de no documentar correctamente la jornada de un trabajador a tiempo parcial, se presumirá que este trabaja a jornada completa. 

• Las empresas podrían enfrentar mayores riesgos legales en casos de disputas laborales relacionadas con horas trabajadas y remuneración. 

¿Cómo afecta el teletrabajo o la flexibilidad horaria al registro? 

El registro no impide la flexibilidad horaria ni el teletrabajo. En estos casos, se recomienda utilizar sistemas digitales que permitan registrar la jornada desde cualquier ubicación y reflejar pausas o interrupciones para garantizar su fiabilidad. 

¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes? 

El registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Por ello, este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos. 

Solo tiene la consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 ET, aun cuando subsistan deberes empresariales en materia de prevención de riesgos laborales. 

¿Qué ocurre si un trabajador se niega a fichar? 

No fichar se puede considerar un incumplimiento laboral. La empresa tiene la potestad de sancionar a los trabajadores que no cumplan esta obligación, pudiendo imponer desde una advertencia hasta medidas disciplinarias como la suspensión temporal o, en casos extremos, el despido. 

Es importante informar a los empleados sobre la relevancia del registro y fomentar el cumplimiento de esta norma. 

 

El registro laboral es un mecanismo esencial para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo en las relaciones laborales. Las empresas deben revisar periódicamente sus sistemas de control horario para adaptarse a la normativa vigente y evitar sanciones. Para más detalles, consulta la guía oficial publicada por el Ministerio de Trabajo en 2024. 

¿Tienes dudas sobre cómo implementar un sistema de registro laboral adecuado? Contáctanos. 

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